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Básicos & Genéricos
Apresentação
O Módulo Básico é responsável pelo compartilhamento das seguintes informações: Produtos, Matérias-Primas, Famílias, Clientes,
Fornecedores, Transportadoras, Vendedores, Funcionários, Centro de Custos, Condições de Pagamentos, Formas de Pagamento, Receitas e Despesas, Plano de
Contas, Serviços, Tabelas de Preços entre outros, que permite ao usuário utilizá-las entre todas as empresas do mesmo banco.
O Módulo Genérico comporta as informações que são utilizadas por todas as empresas do banco, ou seja, informações que
independem do ramo de atividade, ou maneira de trabalho da empresa, como: Naturezas de Operações, Bancos, CAES, CNAES, Códigos de Previdências,
Códigos de Carta de Correções, Códigos de Serviços, Contabilistas, Cores, Espécies de Volumes, Marcas, Modelos de Etiquetas, Moedas, N.C.M., Regiões,
Países, Ramos de Atividades, Situações Tributárias, Unidades, Volumes entre outros.
Vantagens:
Organização, Produtividade e Facilidades:
• Famílias de Produtos – É possível criar subdivisões infinitas para uma melhor organização dos produtos, matérias-primas. Exemplo: Família: Alimentos, subFamília: Perecíveis, ... .
• Centro de Custos – É possível criar subdivisões infinitas para uma melhor organização do Centro de Custos, principalmente para as empresas que vão considerar um centro de custo como projeto. Exemplo: Centro: Projeto Verde, subCentro: Reciclagem da água, ... .
• Condições de Pagamentos – É possível criar condições com “N” parcelas, definindo se a data a ser considerada deverá ser a Emissão ou Entrada/Saída da Nota, com várias opções de tipo de dias (Corridos, Úteis, Corridos ou Úteis a partir da próxima semana, Fixo, Fixo a partir do próximo mês, Semanal, Semanal a partir da próxima semana). Também é possível definir o tipo de distribuição (Primeira Parcela, Última Parcela ou Distribuído entre as Parcelas) para os impostos de ICMS, ICMS-ST, IPI, Frete/Seguro e Taxa de Despesa Financeira. O usuário pode definir qual o valor mínimo e o máximo para utilização da condição de pagamento. As parcelas da condição podem ser definidas cada uma com porcentagem e banco/conta diferentes.
• Estrutura de Volumes – É possível definir uma estrutura completa de volumes para atender as necessidades de vendas através destes volumes. Exemplo: Tipo de Volume: Caixas de Papelão, Volume: Caixa 50x50x30 cm, ... .
• Receitas e Despesas – É possível criar o plano financeiro conforme a necessidade da empresa, inclusive com a possibilidade de realizar subdivisões infinitas. Exemplo: R/D: Receitas, Sub-R/D: Venda de Mercadorias, Sub-R/D: Venda de Serviços, ... .
• Plano de Contas e Plano de Contas Específico – É possível configurar de forma estruturada o plano de contas da empresa para que seja usado nas exportações de para integração de sistemas da contabilidade da empresa ou para a utilização do módulo Contábil do ÁSIA.
• Modelos Tributários – É possível definir por estado as necessidades tributárias de cada produto como: IPI, ICMS, ICMS-ST, II, dentre outros, para que sejam sugeridos no momento do cadastro dos Orçamentos, Pedidos e Notas Fiscais.
• Observações Padrões – É possível criar observações fixas para serem usadas nos orçamentos, pedidos e notas fiscais, desta forma o usuário tem uma possibilidade menor de erro, pois, será necessário apenas escolher uma já cadastrada ao invés de cadastrá-las.
• Tabela de Preços – É possível criar tabelas de preço conforme Dia da Semana, Faixa de horários, Faixa de Quantidade, Família de Produtos, Região, Estado, Ramo de Atividade do Cliente e Cliente, definindo um valor diferenciado, desconto máximo ou comissão.
• Ficha de Visitas – É possível incluir a visita de um ou mais Vendedores/Técnicos a um cliente no mesmo dia, informando quantidade de horas, objetivo e motivo da visita e ainda pode incluir a referência da visita como, Orçamento, Pedido ou Nota Fiscal.
Segurança:
• Controle de “Logs” - Os principais cadastros possuem Controle de “Logs”, onde qualquer ação do usuário fica armazenada no banco com data e hora da alteração, exclusão ou inclusão.
• Todos os Cadastros - Permite travar as alterações, inclusões e exclusões das notas fiscais por período para que não haja diferença depois que o fechamento já foi realizado.
• Inativação de Registros - Quando um dado (registro), já estiver sendo usado em outro cadastro, o sistema não permite a exclusão, ele apenas permite a Inativação do mesmo, pois, como se trata de um banco relacional os dados que foram atrelados à outros não podem ser excluídos, sem que todas as suas ramificações sejam excluídas anteriormente, desta forma o sistema fica mais confiável em termos de segurança.
Relatórios:
• Produtos – Existem diversas listas de produtos, cada uma com uma quebra diferente. Exemplo: Produtos Por Cor, NCM, Famílias, Volumes, Fornecedor, Marca, Modelo Tributário, Situação, Tipo de Produto, dentre outros. Esses relatórios possuem inúmeros filtros para que o usuário possa listar apenas o que realmente precisa. Também é possível criar 3 ou mais leiautes diferentes para cada quebra.
• Clientes – O relatório de Clientes possui inúmeros filtros para que o usuário possa listar apenas o que realmente precisa, também é possível criar 3 ou mais leiautes diferentes.
• Contatos por – Existe a possibilidade de obter uma relação dos contatos dos Clientes, Fornecedores e Transportadoras.
• Ficha de Visitas – É permitido configurar até 3 leiautes para atender as necessidades do cliente, inclusive com a exibição dos produtos ou serviços que a visita foi relacionada no Orçamento, Pedido ou Nota Fiscal.
Diferenciais:
• Clientes – O Cadastro de Clientes do ÁSIA é um capítulo a parte, não se limitando aos dados básicos, ele tem uma estrutura voltada para uma maior abrangência de dados possíveis, exemplo:
- Endereços Adicionais – O usuário poderá incluir quantos endereços forem necessários mantendo assim um histórico perfeito do cliente, os endereços podem ser classificados como: Comercial, Residencial, Entrega, Cobrança, Fábrica e Outros.
- Clonagem – Os endereços podem ser clonados ao invés de redigitados para facilitar o cadastro.
- Busca por CEP – O usuário poderá realizar buscas por CEP.
- Localização & Tempo – Integrado ao ‘Google’, é possível localizar e traçar rotas para os endereços dos clientes. Através do ‘Clima Tempo’ é possível visualizar o tempo em uma determinada região (endereço do cliente).
- Contatos – Os contatos além de serem ilimitados, possuem uma gama de dados que permite envio de mala-direta, permitem armazenar dentre as informações a data de aniversário do mesmo.
- Vendedores – Um cliente pode ter um ou mais vendedores atrelados.
- Documentos – O usuário pode atrelar todos os tipos de documentos ao cliente, basta que o documento esteja compartilhado na rede para que todos possam visualizar os mesmos. Também é possível colocar data de inclusão e observações referente ao documento.
- Referências Comerciais – O usuário pode trocar referências comerciais dos seus cliente com os seus parceiros armazenando todas as informações mais relevantes como, Data da Referência, Data e Valor da Maior Compra, Data e Valor da Última Compra, Cliente Desde, Média em dias de Atraso de Pagamento e observações caso necessário.
- Empresas do Grupo – Permite ao usuário cadastrar todas as empresas do grupo para que se necessário o sistema possa realizar uma pesquisa de crédito antes que uma venda seja efetuada.
- Isenções – O usuário pode atrelar tributações diferenciadas conforme o produto para cada cliente, conforme a sua necessidade.
- Dados Financeiros – É um agrupamento de dados que retratam a parte financeira do cliente, como trava de vendas por inadimplência, tabela de juros a ser aplicada nas vendas, Data da última verificação de Crédito do cliente, Centro de Custo padrão do cliente, Dados Bancários e email do responsável pelo recebimento da NF-e.
- Dados de Venda – É um agrupamento de dados que permitem ao usuário definir qual Condição de Pagamento, Transportadora, Lista de Preço e Limite de Crédito devem ser utilizados no momento da Venda para o cliente em questão.
- Ficha do Cliente – O usuário pode configurar a ficha do cliente conforme as suas necessidades.
- Ficha Financeira – O usuário consegue visualizar a ficha financeira do cliente caso ele possua o módulo Financeiro.
- Validações – O sistema avisa em caso de duplicação de dados tendo como referência o CNPJ/CPF. Realiza validações por CPF, CNPJ e Inscrição Estadual.
- Campos Adicionais – Devido a grande diversidade de necessidades de cada empresa criamos o agrupamento de Campos Adicionas, onde o usuário tem a sua disposição 15 campos para configurar da maneira que achar mais interessantes, esses campos são do tipo: Data, Texto, Número com e sem decimais. Esses campos podem ser utilizados nos relatórios.
- Produtos – O Cadastro de Produtos é outro ponto em que é necessária uma explanação maior devido à abrangência do mesmo.
- Código – O usuário pode definir a máscara do código para que haja um padrão bem definido.
- Grade – O sistema permite utilizar a sistemática de GRADE onde o usuário poderá criar apenas UM código e definir uma grade com as diferenciações do mesmo. Exemplo: 00001 - SAPATO SOCIAL, Grade: PRETO, 42. PRETO, 40, etc.
- Atacado & Varejo – O usuário poderá definir o valor à Varejo e o Valor de Atacado juntamente com a quantidade que o sistema deverá acatar para considerar o valor em Atacado.
- Estoque – Nesse agrupamento o usuário pode definir quantidades de Estoque Mínimo, Máximo, Localização do Produto (XYZ), Peso Liquido, Bruto, M3, Altura, Largura e Tempo de Aplicação.
- Imagem – O usuário poderá definir uma imagem para o produto, que poderá ser impressa nos orçamentos e pedidos.
- Tributações – Esse agrupamento permite ao usuário definir NCM, situação tributária de Entrada e Saída dentre outros, que serão utilizados para sugestão dos orçamentos, pedidos e notas fiscais.
- Ficha do Produto – É possível criar uma ficha cadastral ou Ficha com os Dados do produto para facilitar o cadastro ou visualização dos dados.
- Livros – Se o usuário tiver necessidade de trabalhar com livros, existem campos específicos para isso como: ISBN, Editora, Autores e Assunto.
- Séries – O sistema permite o controle de Séries nos produtos.
- Volumes – O sistema permite que o usuário possa definir quais os volumes que podem ser utilizados para venda de cada produto.
- Documentos – O sistema permite controle de Documentos em Geral de cada produto, como: Certificados de Segurança, Controle de Qualidade, dentre outros.
- Códigos Específicos – O sistema permite que o usuário defina códigos diferentes para clientes e fornecedores que poderão ser utilizados nos orçamentos ou pedidos de compra ou venda
- Qualidades – O usuário poderá criar tipos de checagens que devem ser feitas após a produção de um produto para que o mesmo passe no Controle de Qualidade.
- Lotes – O sistema realiza um controle rigoroso de Lotes em todas as movimentações do produto, basta o usuário definir que o produto utiliza Lote.
• Status de Clientes – É possível criar classificações para os clientes que possam suprir as necessidades da empresa se tratando em divisões de cadastro, pois, os relatórios podem filtrar apenas os registros conforme o Status do cliente. Exemplo: Grande Porte, Mensalista, etc.
• Motivos de Visitas – É possível criar motivos de visitas conforme as necessidades da empresa. Exemplo: Exibição de Amostras, Pós-Venda, Retorno de Garantia, etc.
• Motivos de Cancelamento/Reprovação – É possível criar os motivos de cancelamentos ou reprovações de Orçamentos, Pedidos e Notas Fiscais, para que através dos relatórios seja possível identificar possíveis falhas no atendimento ou até mesmo com relação ao valor aplicado no mercado.
• Bancos – O cadastro dos bancos permite que o usuário informe as taxas de emissão de boleto para que possa ser considerado ou não como desconto na duplicata. É possível também definir a quantidade de dias que o sistema vai considerar a mais do vencimento para jogar como data de liberação (data efetiva do crédito na conta).
• Naturezas de Operações - É possível definir observações conforme a C.F.O.P., para que nas notas fiscais o sistema jogue automaticamente sem que haja a necessidade de digitá-las em todas as notas. Também é possível definir se a Natureza faz parte do Faturamento, Movimenta Estoque, Gera Custo para o Inventário e se Gera Duplicatas.
• Pessoas Desatualizadas – É possível saber quais cadastros (Clientes, Fornecedores, Vendedores, Funcionários e Transportadoras) estão desatualizados.
• Curva ABC de Estoque – É possível ter uma relação de produtos no modelo de Curva ABC “conforme a situação de estoque de cada produto”.
• Alterações de Produtos – É permitida a alteração de informações dos produtos em lote, onde o usuário poderá filtrar por Família, Unidade e muitos outros critérios para que as alterações atinjam somente os registros desejados.
• Alterações de Clientes – É permitida a alteração de informações dos clientes em lote, onde o usuário poderá filtrar por Ramo de Atividade, Região, Status e muitos outros critérios para que as alterações atinjam somente os registros desejados.
Plus:
• Rateios Financeiros – É possível criar regras de rateio para serem usadas no momento do cadastro dos lançamentos. Essas regras podem ser feitas através de porcentagens com diferenciações de Receitas/Despesas ou Centro de Custos.
• Modelo de Etiquetas – É possível criar modelos de etiquetas para impressão em impressoras matriciais e jato de tinta, o usuário poderá definir todas as características da etiqueta para a impressão dos dados de Clientes, Contatos de Clientes e Produtos.
• Códigos de Barras – É possível criar modelos de códigos de barras para conferências de Materiais com utilização de leitores de códigos de barras.
• Guias – É possível importar para o ÁSIA os arquivos magnéticos com as informações dos guias CARTOPLAM ou MAPOGRAF, de posse dessas informações o sistema busca a localização (coordenadas) do guia e agrega ao endereço do cliente para que necessário o mesmo seja impresso na nota fiscal ou em outro relatório que necessite dessa informação.
• Localização de Endereços e Rotas – O ÁSIA utiliza os recursos do ‘Google’ para Traçar Rotas e Localizar Endereços.
• Clima Tempo – O ÁSIA utiliza os recursos do ‘Clima Tempo’ para indicar a situação do tempo conforme a região do cliente.
• Agenda – O ÁSIA permite a cada usuário ter uma agenda com os seus compromissos, e se necessário o sistema pode avisar na tela principal de cada módulo de forma antecipada quando o compromisso estiver chegando ao seu horário definido.
• Minhas Rotinas – O ÁSIA permite ao usuário criar uma espécie de atalho para as rotinas mais usadas por ele dentro de cada módulo, facilitando o acesso as mesmas pelo usuário.
• Fábrica de Relatórios – Permite ao usuário que possua um conhecimento mediano em criação de VIEWS criar relatórios conforme a necessidade da sua empresa.
• Relatórios – O ponto mais forte do ÁSIA onde 100% são configuráveis pelo usuário, basta que o mesmo escolha os campos disponíveis para impressão, podendo configurar o leiaute da maneira mais apropriada para suprir as suas necessidades.
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